VK-Cloud

Wie funktioniert das Arbeiten mit der VK-Cloud.

Einführung

Dateiaustausch

Die VK-Cloud ermöglicht einen zentralen Dateiaustausch um Materialien unter den Teams und Mitrbeitern verfügbar zu machen.

Kommunikation

Die Chatfunktion kann genutzt werden um innerhalb des Teams aber auch teamübergreifend zu kommunizieren. Damit ist projektorientiertes und transparentes Arbeiten möglich.

Datensicherheit

Die Dateien sind auf einem Server, der in der Versöhnungskirche steht gespeichert und verlassen die Kirche nur auf verschlüsseltem Weg zu Euren Endgeräten. Damit ist ein sehr hoher Datenschutz gewährleistet, sodass keine dritten an diesen

Anmeldung und Passwort

Wie du dich bei VK-Cloud anmeldest und dein Passwort änderst erfährst du hier.

Anmeldung und Passwort

Erste Anmeldung & Passwort ändern

1. Anmelden

Die Anmeldung auf dem NAS erfolgt über folgenden Link.

https://vk-plauen.i234.me:5001

Auf der Seite Benutzername und Passwort eintragen und bestätigen.

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2. Passwort ändern

Über das Benutzersymbol oben rechts kann das Menü „Persönlich“ aufgerufen werden

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Hier kann mithilfe des aktuellen Passwort ein Neues festgelegt werden. Achtet darauf,
mindestens ein Sonderzeichen, eine Zahl und einen Großbuchstaben im neuen Passwort
zu verwenden.

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Anmeldung und Passwort

Navigation in Browser und Drive

 

1. Anmelden

Die Anmeldung erfolgt im Browser immer über die Webadresse https://vkplauen.
i234.me:5001 in der Benutzername und Passwort eingetragen werden müssen.

2. File Station

Die File Station ist ähnlich dem Explorer bei Windows oder dem Finder bei Mac. Hier kann
durch die Ordnerstruktur navigiert werden. Außerdem können Dateien hoch- und
runtergeladen, gelöscht oder verschoben werden sowie einiges weiteres.
Die File Station ist nach Anmeldung auf dem Cloud-Desktop verknüpft. Sie kann
außerdem über das Menü oben links aufgerufen werden.

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Wählt man einen Ordner mit einem einfachen Klick aus kann man die verschiedenen
Funktionen über den Button Aktion auswählen.

3. Drive im Browser

Öffnet man das Menü oben links, können weitere Funktionen aufgerufen werden. Über
dieses Menü gelangt man auch in die Drive.

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Die Drive ist vergleichbar mit Google-Drive. Auch hier können unter dem Reiter „Team-
Ordner“ Dateien verschoben und heruntergeladen werden. Außerdem kann man hier
Dateien für weitere Benutzer freigeben. Die Funktionsauswahl erfolgt entweder über einen
rechtsklick auf das Objekt oder nach Auswahl über die Funktionsleiste.

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Außerdem können in der Drive Synology Office-Dateien erstellt werden an denen in
Echtzeit gemeinsam über das Internet gearbeitet und kommentiert werden kann. So
können Dokumente, Arbeitsblätter und Folien erstellt werden. Gerade für Teammeetings
ist das eine tolle Möglichkeit gemeinsam ein Protokoll zu führen.

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Die Funktionen innerhalb der Synology Office-Dateien sind selbsterklärend und mit
wenigen Vorkenntnissen in Word und Excell selbsterklärend. Die Dokumente werden in
dem Ordner gespeichert in dem man sich befindet, wenn das Dokumet erstellt wird.

 

Chat

Die Chat-App für Android und Apple oder auch die Browser-Anwendung von Chat, stellen die zentrale Kommunikationsplattform dar. Hierbei kann in privaten Kanälen und in Gruppen gechattet werden. Die wichtigsten Kanäle sind dafür bereits eingerichtet und können nun durch projektbezogene Kanäle ergänzt werden.
Natürlich arbeitet die App mit einer verschlüsselten Verbindung. Die Daten werden auf dem Server in der Versöhnungskirche sicher gespeichert.

Chat

Chat App Anmeldung Mobil

1. Herunterladen

Die Synology Chat App ist sowohl im Google Play Store wie auch im Apple Store
kostenlos verfügbar.

2. Anmeldung

Die Serveradresse für die Anmeldung lautet:

vk-plauen.i234.me

Unter Benutzername und Passwort tragt ihr eure persönlichen Daten ein.
Aktiviert bitte auch die Auswahl HTTPS.

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Chat

Chat Funktionen

1. Anmeldung

Der Chat kann prinzipiell von mehreren Geräten gleichzeitig genutzt werden. Für
Smartphone und Tablet ist die Synology Chat-App kostenfrei in den jeweiligen Stores
verfügbar. Anmeldung erfolgt immer über die persönlichen Anmeldedaten mit
Benutzername und Passwort über die Serveradresse vk-plauen.i234.me .
Im Browser muss folgender Link genutzt werden. https://vk-plauen.i234.me:5001 von dem
aus nach Anmeldung noch zu Chat navigiert werden muss.

2. Aufbau des Chats

Der Chat ist immer gleich aufgebaut. Auf der linken Seite befinden sich die Kanäle denen
man hinzugefügt wurde und auf der rechten Seite mit Pfeil markiert Speicherbereiche für
weitere Funktionen die unter Punkt 5 beschrieben werden.
Man unterscheidet zwischen Kanälen und Konversationen. Während Konversationen einer
Direktnachricht entsprechen, sind Kanäle dafür gedacht in Teams zu kommunizieren.
Auch einer Konversation können weitere Nutzer hinzugefügt werden oder diese gar zu
einem Kanal umgewandelt werden.

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Konversation erstellen

Eine Konversation kann über das nebenstehende „+“ Symbol erstellt werden. Nach
Auswahl des Benutzers gelangt man direkt in den Chat.

Kanal erstellen

Man unterscheidet zwischen geschlossenen und offenen Kanälen. Offenen Kanälen kann
über das nebenstehende „+“ Symbol jeder Benutzer beitreten. Einem geschlossenem
Kanal muss man hinzugefügt werden, sonst kann man diesen nicht einsehen.
Beim erstellen eines Kanals sollte man in der Regel darauf achten, dass der Kanal
geschlossen ist und der Ersteller die Benutzer hinzufügt.

Kanal löschen

In den Einstellungen eines Kanals kann dieser archiviert oder gelöscht werden. Wird ein
Kanal nicht mehr benötigt sollte man diesen auch löschen. Der Nachrichtenverlauf wird im
Archiv gespeichert und kann dort bei Bedarf abgerufen werden.

3. Eine Nachricht erstellen

Der Chat bietet einige nützliche Funktionen die das Leben leichter machen können aber
verstanden sein wollen. Neben der normalen Textnachricht können über das „+“ in der
Eingabezeile verschiedene Funktionen aufgerufen werden.

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Von meinem Computer hochladen

Hiermit können Dateien vom Computer für den Upload ausgewählt werden. Auf dem
Smartphone kann man natürlich auch auf die lokale Bildgalerie zugreifen oder aus der App
heraus direkt die Kamera öffnen.

Von DiskStation hochladen

Um Dateien direkt von der Diskstation hochzuladen. Diese Funktion bitte unbedingt
nutzen, wenn Dateien schon in der Cloud gespeichert sind, da dann die Datei nicht neu
hochgeladen, sondern lediglich zum Speicherort verknüpft wird. Das spart Zeit, da die
Datei nicht mehr hochgeladen werden muss und schont den Speicher.

Schnipsel hinzufügen

Schnipsel werden automatisch erstellt, wenn die Zeichen in einer Nachricht eine
bestimmte Anzahl überschreiten. Ansonsten kann man diese Funktion getrost übersehen.

Eine Nachricht planen

Diese Funktion ist sehr nützlich um Erinnerungen an das eigene Team einzurichten. Dabei
wird eine Nachricht mit einem Datum und einer Uhrzeit versehen und erst zu diesem
Zeitpunkt geschickt abgeschickt.

Eine Abstimmung erstellen

Über diese Funktion können verschiedene Abstimmungen erstellt werden. Es ist Möglich
Abstimmungen mit Multiple Choice zu erstellen und einen Schließungszeitpunkt der
Abstimmung anzugeben. Außerdem können Abstimmungen erstellt werden, in denen die
Teilnehmer selbst noch Abstimmungsoptionen hinzufügen können.

4. Auf eine Nachricht reagieren

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Hashttag (Schlüsselwort) hinzufügen

Hashtags kann man verwenden, wenn man Nachrichten später unter einem Schlüsselwort
wiederfinden möchte. Dazu klickt man auf eine geschriebene Nachricht, und anschließend
in dem Balken darüber auf die Route (#) und fügt die entsprechenden Schlüsselwörter
hinzu.

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Emotes hinzufügen

Emotes kann man als eine Reaktion auf eine Nachricht senden, wenn man auf eine
Nachricht klickt und in dem Balken darüber auf das Smiley. Hier hat man dann eine große
Auswahl zur Verfügung.

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Kommentar hinzufügen

Kommentare können zu einer Nachricht hinzugefügt werden, indem man auf die
Sprechblasen in dem Balken über der Nachricht klickt. Hier öffnet sich dann ein Fenster in
der alle Kommentare auf diese Nachricht angezeigt werden und in dem man Kommentare
auf diese Nachricht verfassen kann.
Wir verwenden diese Funktion in der Versöhnungskirche, um den Haupt-Chatverlauf
aufgeräumt zu halten. Alle das Thema der Hauptnachricht betreffenden Nachrichten
wollen wir so zusammenfassen.

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5. weitere Funktionen

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Nachricht anheften

Mit dieser Funktion kann man eine bereits geschriebene Nachricht im aktuellen
Chatverlauf anpinnen. Sie erscheint dann an aktuell letzter Stelle im Chatverlauf und kann
auf der rechten Seite in einer separaten Ansicht neben allen anderen gepinnten
Nachrichten eingesehen werden. Angeheftete Nachrichten sind für alle sichtbar.

Erinnern

Mit Erinnern kann man sich an eine Nachricht nach einer festgelegten Zeitdauer oder zu
einem festgelegtem Datum und Uhrzeit erinnern lassen. Diese tauchen dann zum
gegebenen Zeitpunkt als neue Nachricht in „Mein Speicherplatz“ auf.

Nachricht weiterleiten

Selbsterklärend können hier Nachrichten innerhalb des Chats weitergeleitet werden.

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Lesezeichen

Mit dem Lesezeichensymbol können Nachrichten markiert werden, die rechterhand in
einem separaten Bereich für Lesezeichen abgespeichert werden sollen.
Lesezeichen sind nur benutzerbezogen sichtbar und daher ein persönlicher Ablageort für
Nachrichten die man schnell zugänglich halten möchte.

Nachricht bearbeiten

Die jeweils zuletzt geschriebene eigene Nachricht kann man nachträglich bearbeiten oder
löschen. Das Funktioniert auch in den Kommentaren zu einer Nachricht. Wird eine
Nachricht unter der sich bereits Kommentare befinden gelöscht, werden die Kommentare
mitgelöscht auch wenn diese nicht vom Verfasser der Nachricht stammen.

Chat

Benachrichtigungseinstellungen

Schlummer Funktion

Die Schlummerfunktion kann genutzt werden um die Benachrichtigungen der Chat App für einen bestimmten Zeitraum einmalig oder regelmäßig zu pausieren. ACHTUNG: Diese Einstellung sollte mit viel Bedacht getätigt werden, da man im Fall der Fälle für seinen Gegenüber unter Umständen nicht erreichbar ist.

Über das Glockensymbol findet man zu den Benachrichtigungseinstellungen. In der Desktopversion findet sich der Button direkt auf der Oberfläche. In der App befindet sich die Einstellung links unter dem Reiterregister.

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Die Schlummerzeit lässt sich einmalig für bis zu 24 Stunden aktivieren. Über den Button Einstellungen erreicht man den Bereich zum Einstellen der geplanten Schlummerfunktion.

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Der Zeitplan muss für die Benutzung mit Häckchen aktiviert werden. Dann können Einstellungen vorgenommen werden um den Schlummer-Zeitplan zu definieren. Mit OK wird die Einstellung bestätigt und Übernommen. Der Schlummer-Zeitplan ist dann aktiv bis er deaktiviert wird.

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Drive

Mit Drive können Funktionen zum Dateimanagement inder Cloud genutzt werden. Apps sind für Android und Apple verfügbar. Eine Synchronisation zwischen Server und eigenem Rechner macht den Zugriff auf Dateien und das Arbeiten von daheim intuitiv.

Drive

Drive App Mobile

1. Anmelden

Die Anmeldung erfolgt in allen Apps gleich über die Serveradresse vk-plauen.i234.me und
den personalisierten Benutzernamen und Passwort. HTTPS muss wieder ausgewählt
werden.

2. Zum Ordner navigieren

Um zum gewünschten Ordner zu navigieren muss über die Auswahl oben links der Reiter
„Team-Ordner“ angewählt werden.

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Hier finden sich dann die Benutzerabhängig freigegebenen Teamordner.

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Drive

Drive Client am PC/Mac einrichten

1. Download

Das Programm kann hier nach Angabe folgender Informationen heruntergeladen werden.

Folgende Angaben ergänzen:
Produkttyp: NAS
Synology-Produkt: DS918+

Auf der Downloadseite unter dem Reiter Desktop-Dienstprogramme den Synology Drive
Client auswählen und die .exe für Windows oder .dmg für Mac herunterladen.

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2. Installation

Die heruntergeladene Datei auf dem PC/Mac installieren

3. Einrichtung

Als erstes muss man eine neue Synchronisationsaufgabe erstellen:

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Beim ersten Mal muss man den Zugang zur Cloud (im Bild NAS) eingeben:

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Bei zusätzlichen zu synchronisierden Verzeichnissen reicht es aus, das NAS anzugeben:

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Als nächsten Schritt wählt man das entfernte und lokale Verzeichnis aus, die miteinander
synchronisiert werden sollen:

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Bei der Angabe des lokalen Verzeichnisses ist es wichtig, den Haken bei „Leeren Ordner
„Synology Drive“ erstellen“ zu entfernen:

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Jetzt stehen die Verzeichnisse fest, die miteinander synchronisiert werden.

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Unter „Erweitert“ kann man noch einen Haken entfernen, bei dem Dateien erst bei Bedarf
auf den lokalen Rechner synchronisiert werden. Dies ist besonders wichtig bei Rechnern,
die nicht permanent online sind und daher nicht immer auf die Cloud zugreifen können:

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Im letzten Schritt kann man noch angeben, ob man ein lokales Verzeichnis erstellen will, in
dem man auf die Dateien zugreifen kann, die Andere für Einen freigeben:

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Kalender

Auf dem NAS hat jeder Benutzer seinen eigenen Kalender, der durch freigegebene Kalender anderer Nutzer oder Benutzergruppen ergänzt werden kann.

Kalender

Kalender im Browser

Um auf den Kalender zugreifen zu können gibt es verschiedene Möglichkeiten. Neben der Kalendersynchronisation auf das eigene Smartphone oder Tablet ist es auch möglich am Rechner auf den Kalender zuzugreifen.

Anmelden Kalender öffnen

Um über den Browser auf den Kalender zugreifen zu können ist die normale Anmeldung auf der Cloud über die Adresse https://vk-plauen.i234.me:5001 nötig.

Nach erfolgreicher Anmeldung kann im Hauptmenü das Paket Calendar ausgewählt werden. Es öffnet sich eine neue Seite mit dem Kalender.

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Im Kalender finden sich sowohl eigene als auch freigegebe Kalender. Der eigene Kalender ist mit dem Benutzername versehen. In der Oberfläche können nun Einstellungen am Kalender vorgenommen werden. Termine können erstellt gelöscht und verändert werden und es können andere Benutzer zu Terminen eingeladen und hinzugefügt werden.

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Wenn der Kalender häufig im Browser benutzt werden soll empfiehlt es sich ein Lesezeichen für die Kalenderseite anzulegen um nicht immer den Umweg über das Hauptmenü gehen zu müssen. Öffnet man die Seite direkt werden auch Benutzername und Passwort abgefragt und man gelangt sofort in die Kalenderoberfläche.

Um von der Ansicht zum Chat oder in die Drive zu gelangen, kann der App Launche Button genutzt werden.

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Funktionen

Navigation

Im oberen Bereich der Seite finden sich verschiedene Möglichkeiten durch den Kalender zu Navigieren. Je nach Ansicht springt man mit Hilfe der Pfeile zwischen Tagen, Wochen oder Monaten hin und her. Über den Button Heute gelangt man unmittelbar zurück zum aktuellen Datum

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Neben zusätzlichen Navitationsmöglichkeiten im Kalender kann im rechten Bereich eine Auswahl über die angezeigten Kalender getroffen werden.

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Benachrichtigungszentrum

Im linken Bereich der Seite kann das Benachrichtigungszentrum erreicht werden. Hier werden vor allem Aktivitäten von freigegebenen Kalendern angezeigt. So kann man auf die schnelle aktuelle Änderungen in der Terminplanung ausfindig machen.

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Suchfunktionen

Über die Suchfunktion können Ereignisse gesucht werden. Die Suche kann durch verschiede Optionen eingegrenzt werden.

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Um schnell zu einem bestimmten Datum zu navigieren, gibt es die Funktion "Springe zu". Hierfür muss nur das Datum eingegeben und mit Enter bestätigt werden und die Kalenderansicht springt zum eingegebenen Datum.

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Ereignis/Eintrag erstellen

Mit der gedrückt gehaltenen linken Maustaste wählt man den Zeitbereich aus in dem sich der zu erstellende Termin befinden soll. Dazu öffnet sich ein kleines Fenster in dem der Titel für den Termin eingetragen werden kann. Im Dropdown-Menü kann nun noch eine Auswahl getroffen werden, auf welchen Kalender der Termineintrag angewandt werden soll. Mit dem Taster Details bearbeiten gelangt man in die Detaillierte Terminansicht und kann unter anderem Erinnerungen einstellen.

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Details bearbeiten

In der Detaillierten Ansicht können nun weitere Einstellungen für den termin getroffen werden.

Warnmeldungen

Sollten Warnmeldungen für einen Termin erstellt werden muss darauf geachtet werden, dass dies nur in eigenen Kalendern geschieht. Bei Warnmeldungen oder auch Erinnerungen die in freigegebenen Kalendern erstellt werden werden auch die anderen Nutzer benachrichtigt, sofern diese für den jeweiligen Kalender freigegeben sind.

Ortsangabe

Eine Ortsangabe macht vor allem dann Sinn, wenn der Termin einen freigegebenen VK-Internen Kalender betrifft. Dabei sollte Haus und Zimmer genau beschrieben sein, das die für den Kalender freigegebenen Nutzer wissen wo der termin stattfindet.

Gästeliste

Sollten Benutzer nicht für den Kalender freigegeben aber zu dem Termin eingeladen sein oder werden, können diese über die Gästeliste-Funktion hinzugefügt werden.

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Kalender

iOS | Kalendersynchronisation Smartphone und Tablet

Die Kalenderfunktion kann und soll auch mobil genutzt werden. Dazu ist es möglich den Kalender via CalDAV zu synchronisieren.

Die folgende Anleitung funktioniert sowohl für iPhone als auch für iPad. Bei Mac‘s sieht die Oberfläche etwas anders aus, das Prinzip jedoch bleibt das gleiche.

Ruft auf dem Gerät unter Einstellungen den Punkt „Passwörter und Accounts“ auf und wählt hier „Account“ hinzufügen. Unter den aufgelisteten Punkten die Auswahlmöglichkeit „Andere“ wählen.

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Den Punkt „CalDAV-Account hinzufügen“ wählen.

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Die erforderliche Angaben zum Server sowie den eigenen Benutzername und Passwort in die Maske eintragen. Die Beschreibung kann nach Belieben geändert werden und nimmt keinen Einfluss auf die Synchronisation.

Für den Server kann die Adresse https://vk-plauen.i234.me:5001/caldav.php/vorname.nachname/ eingetragen werden. Sollte es hier Probleme bei der Anmedung geben, bitte die folgenden Punkte ausführen. Ansonsten ist die Syncronisation geglückt und der Kalender kann verwendet werden.

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Über Weiter wird jetzt versucht Verbindung zum Server herzustellen. Diese Verbindung wird fehlschlagen und folgende Fehlermeldung erscheinen. Hier wählt ihr einfach „Abbrechen“ und bestätigt im nächsten Bild nochmal mit „OK“.

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In der Maske erscheint nun der neue Punkt „Erweiterte Einstellungen“ in dem nun die letzten Einstellungen getroffen werden.

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Unter dem Punkt „Erweiterte Einstellungen“ SSL aktivieren und bei „Port“ 5001 eintragen. Die „Account-URL“ setzt sich wie folgt zusammen. https://vk-plauen.i234.me:5001/caldav.php/vorname.nachname/

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Über den Punkt „CalDAV“ oben links geht es wieder zurück in die vorangegangene Maske und dort mit „Fertig“ die Eingabe bestätigen. Der Account ist jetzt vollständig angelegt. War die Einrichtung erfolgreich sieht der fertig angelegte Account in den Einstellungen wie folgt aus. In der Kalender App und in der Erinnerungen App von Apple finden sich nun unter der von euch angegebenen Bezeichnung die entsprechenden Kalender und Erinnerungen. An Kalendern sind sowohl die für euch freigegebenen als auch der eigene private Kalender den jeder auf der VK-Cloud hat verfügbar. In Erinnerungen eingetragene Erinnerungen werden auch in der Browseranwendung von Calendar und in der Browser und Desktopanwendung von Chat angezeigt.

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Kalender

Android | Kalendersynchronisation Smartphone und Tablet

CalDAV Sync Free Beta

Um den den privaten und die geteilten Kalender der VK-Cloud auf dem Android-Smartphone abzurufen und zu verwalten ist neben einer Kalenderapp eine zusätzliche App notwendig die das Protokoll CalDAV empfangen und senden kann. Hier findet ihr die passende App zum Download.

Anmeldung

Nun müsst ihr euch in CalDAV Sync Free Beta anmelden. Dazu geht ihr in euren Android Smartphone in die "Einstellungen" -> "Konten" und fügt eine neues Konto vom Typ CalDav Sync Adapter hinzu. Danach gebt ihr als Benutzer euren Drive-Benutzername ein (also vorname.nachname), euer Passwort und als  URL https://vk-plauen.i234.me:5001/caldav/vorname.nachname ein. Natürlich müsst ihr euren eigenen Vor- und Nachnamen verwenden.

Screenshot_20201123-180142_CalDAV Sync Adapter.jpg             Screenshot_20201123-180148_CalDAV Sync Adapter.jpg

Danach müsst ihr nochmal in die Einstellungen des neu erstellten Kontos wechseln und unter "Konto Synchonisieren" Die Synchronisation für den Kalender aktivieren.

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Jetzt könnt ihr in eurer Kalender-App den Kalender und die für euch frei gegebenen Kalender sehen und Anzeigen.

Screenshot_20201201-183828_Calendar.jpg

Tadaaa!

 

Downloadzentrum

Chat

Hier kannst Du dir das Desktopprogramm der Chatapp für Windows laden.

Hier kannst Du dir das Desktopprogramm der Chatapp für Mac laden.

Hier kannst Du dir die Chatapp für dein Android-Gerät holen.

Drive

Hier kannst Du dir den Desktop Drive Client für Windows laden.

Hier kannst Du dir den Desktop Drive Client für Mac laden.

Hier kannst Du dir die Driveapp für dein Andoid-Gerät holen.